Le monde des médias sociaux et du marketing de contenu est un espace en évolution rapide. Tous les individus ou équipes travaillant dans ces mondes savent à quel point il est essentiel de disposer des bons outils pour faciliter le déroulement du travail quotidien.

Chez Buffer, non seulement nous écrivons et publions quotidiennement des articles de blog et de réseaux sociaux, mais nous sommes également une entreprise entièrement distante et distribuée. Pour notre équipe Contenu, en particulier, nous sommes quatre personnes réparties sur trois fuseaux horaires. La nature de nos chevauchements et nos horaires de travail flexibles signifient que nous devons rester encore plus organisés, au courant de ce qui est publié et du moment, et conserver toutes les informations les plus importantes dans un seul espace.

Entrez dans notre calendrier de contenu.

Notre équipe de contenu publie au moins quatre articles par semaine, un du lundi au jeudi. De plus, nous actualisons régulièrement les anciens contenus et envoyons un bulletin hebdomadaire. Nous publions également sur les réseaux sociaux tous les jours de la semaine sur six plateformes de réseaux sociaux. Ajoutez tout cela, et cela signifie que la seule façon de garder une trace de tout est de le conserver au même endroit avec un calendrier de contenu centralisé.

Nous travaillons à partir d’un calendrier de contenu intégré à Notion, et dans cet article, nous expliquerons comment nous travaillons ensemble en tant qu’équipe de contenu, comment exactement notre calendrier de contenu est configuré, et nous partagerons notre propre modèle gratuit. calendrier de contenu dans Notion que vous pouvez dupliquer et commencer à utiliser immédiatement.

Comment nous travaillons ensemble

La façon dont nous collaborons en équipe a beaucoup évolué au fil des années, et elle change encore régulièrement. (Voici un retour sur comment notre équipe a travaillé ensemble en 2017.)

Nous gardons l’esprit ouvert et essayons de remettre en question nos propres processus pour voir où ils peuvent être améliorés. De plus, en partageant nos propres systèmes de manière transparente (comme dans cet article !), nous recevons souvent d’excellents commentaires de notre communauté et pouvons apporter des ajustements et des améliorations.

Les outils que nous utilisons

Les outils constituent l’infrastructure de toute équipe. Voici donc tous les outils que nous utilisons et à quoi nous les utilisons.

Comment nous divisons la propriété

Nous sommes une petite équipe agile composée de Mitranotre responsable des médias sociaux, Tami et Kirsti, nos deux rédacteurs de contenu ; et moi-même en tant que responsable du contenu. Nous travaillons également avec une agence de contenu qui produit environ quatre publications par mois et un pigiste qui produit deux actualisations de contenu chaque mois. Dans les grandes entreprises, il existe des équipes entières dédiées à l’édition des articles de blog et qui se concentrent sur la publication – ce n’est pas le cas pour nous.

Buffer, en tant qu’entreprise, est un endroit où il y a beaucoup de flexibilité et de liberté dans l’espoir que vous soyez propriétaire de vos projets et que vous fassiez avancer votre travail. C’est la même chose au sein de notre équipe de contenu : nous collaborons sur notre calendrier de contenu pour décider de ce que nous publions et quand, mais chaque individu « possède » les cartes Notion pour les publications sur lesquelles il travaille et est responsable de les tenir à jour et de laisser le le reste de l’équipe sait comment se déroulent les progrès.

Comment nous collaborons

En tant qu’équipe distribuée qui travaille à distance et une équipe qui a un rendement élevé, nous essayons d’éviter trop de réunions afin de laisser suffisamment de temps pour le travail en tête-à-tête, comme l’écriture et le tournage par lots de contenu vidéo. Néanmoins, nous organisons régulièrement des réunions d’équipe pour rester alignés.

• Revue éditoriale: Toutes les deux semaines, nous organisons une réunion éditoriale pour examiner le contenu des deux prochaines semaines, vérifier les délais, nous assurer que nous avons suffisamment de variété et couvrir tous les sujets d’actualité, et planifier les vacances à venir.
• Réunions d’équipe de contenu: Deux fois par mois (au début et au milieu du mois), nous organisons des appels d’équipe de contenu au cours desquels nous examinons toutes nos mesures du mois dernier, réfléchissons à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas, et réitérons à partir de là.

En dehors des réunions, nous maintenons un flux constant de discussions sur la chaîne de notre équipe de contenu dans Slack, où nous recevons des commentaires les uns des autres, partageons des idées et célébrons les victoires.

Nous collaborons également directement dans Notion pour laisser des commentaires – la plupart des commentaires sur les articles de blog se produisent dans Google Doc où le plan est ensuite rédigé en direct, mais pour les publications sur les réseaux sociaux, nous comptons sur Notion pour échanger des idées et des suggestions. .

Comment un élément de contenu passe de l’idée à la publication

Notre système fonctionne très bien pour nous permettre de transposer les idées dans le contenu que nous partageons et publions. Voici chaque étape de notre processus de création de contenu :

Ajouter une carte à Notion

Chaque idée commence comme une carte dans Notion. Nous créerons et ajouterons également des cartes pour les événements déjà planifiés et auxquels du contenu est associé, comme les lancements de produits.

Ajouter une date pour commencer la planification

Certaines cartes reçoivent des dates immédiatement, et pour d’autres, nous attendons jusqu’à ce que nous souhaitions les publier plus près. Mitra conserve plusieurs semaines d’idées de contenu planifiées à la fois, par exemple, et conserve également les idées dans Notion. Du côté du blog, nous examinerons les idées et ajouterons des dates lors de la réunion éditoriale pour le calendrier du contenu du blog afin de nous assurer que les deux prochaines semaines sont entièrement planifiées.

Brouillons et révisions

Chaque élément de contenu est examiné. Le contenu est soit évalué par des pairs, soit entièrement édité avant d’être diffusé sur les réseaux sociaux ou sur le blog.

Calendrier

Il n’est pas surprenant que nous aimions planifier notre contenu à l’avance – notre objectif est de programmer tout notre contenu pour le blog la veille au plus tard, et Mitra planifie les publications sociales à la fin de la semaine pour le la semaine prochaine.

Après la publication, nous suivons toute une série de mesures, et les post-performances des blogs et des réseaux sociaux sont examinées mensuellement.

Principes de notre équipe de contenu

Il y a trois principes que nous gardons en tête au sein de l’équipe de contenu pour notre travail, car tout ce que nous créons reflète Buffer en tant qu’entreprise et en tant que marque. Ils sont:

• Ajouter de la valeur. Nous ne créons pas juste pour créer ; nous avons quelque chose à dire et nous voulons aider notre communauté et nos clients. Une partie de la valeur ajoutée réside dans la cohérence. Nous nous présenterons systématiquement à nos clients et à notre communauté avec un contenu de haute qualité.
• Soyez Buffery. Notre contenu doit avoir l’air de provenir de l’équipe Buffer – une grande partie de cela est la voix et le ton. Les publications tampons semblent différentes des publications que toute autre entreprise pourrait écrire, et une autre partie de cela est le contenu lui-même. Nous devrions avoir notre propre opinion et notre propre approche pour chaque sujet.
• Construire en public. Ce que nous partageons sur le blog Buffer et sur les réseaux sociaux est l’un des principaux moyens par lesquels nous pouvons aider l’ensemble de notre entreprise à continuer à construire en public. Nous pouvons contribuer à faciliter cela en poussant à publier des choses dès le début de notre parcours pour en parler sur Buffer, sans attendre que quelque chose soit terminé. Nous pouvons encourager nos coéquipiers à participer à des articles de blog et à des publications sur les réseaux sociaux pour partager leur travail et contribuer à être les catalyseurs d’une culture de construction en public chez Buffer.

Comment notre calendrier de contenu est configuré

Au cœur de notre collaboration en tant qu’équipe de contenu se trouve cette base de données unique dans Notion, notre calendrier de contenu, où chaque élément de contenu que nous allons publier existe sur une seule carte avec toute une série d’informations à son sujet.

Voici à quoi ressemble une semaine complète du calendrier de notre équipe de contenu :

En haut de cela, vous pouvez voir que nous avons configuré différentes vues. Les principales façons de visualiser la base de données sont :

• Tout le calendrier
• Le calendrier filtré uniquement pour les articles de blog
• Le calendrier filtré uniquement pour les publications sur les réseaux sociaux
• Une vue du tableau pour voir le contenu en fonction du statut
• Une liste d’idées pour le contenu des articles de blog

Dans Notion, vous pouvez être très précis sur les propriétés que vous configurez. Voici toutes les propriétés que nous utilisons pour notre calendrier de contenu.

Comment nous gérons les articles de blog

Pour les articles de blog, nos principales propriétés sont :

• Statut (Idée, Planifié, En cours de travail, Rédigé, En révision, Prêt à être planifié, Planifié, Publié, En pause)
• Auteur/Propriétaire
• Chaîne (blog ou plateforme de médias sociaux)
• Description (de quoi parle le message ?)
• Date de publication
• Projet de lien (vers un document Google)
• URL (quelle sera l’URL de cet article de blog ?)
• En vedette? (une case à cocher pour déterminer si nous présentons une publication)
• Dernière modification par (met automatiquement à jour la dernière personne à modifier la carte)
• Heure de la dernière modification (met automatiquement à jour la dernière fois que la carte a été modifiée)

Comment nous gérons les publications sociales

Pour les publications sociales, nos principales propriétés sont :

• Statut (Idée, Planifié, En cours de travail, Rédigé, En révision, Prêt à être planifié, Planifié, Publié, En pause)
• Auteur/Propriétaire
• Chaîne (quelle plateforme de médias sociaux)
• Date de publication
• Graphiques (lien vers tous les graphiques créés)
• URL (lien vers l’article de blog)
• Dernière modification par (met automatiquement à jour la dernière personne à modifier la carte)
• Heure de la dernière modification (met automatiquement à jour la dernière fois que la carte a été modifiée)

L’objectif pour toutes ces propriétés et pour cette base de données est d’équilibrer l’inclusion de toutes les informations essentielles tout en rendant cet outil plus léger afin que nous puissions maintenir ce système opérationnel et à jour en équipe sans que cela prenne trop de temps à chaque fois. semaine.

Notre modèle de calendrier de contenu

Nous avons une version simplifiée de notre propre calendrier de contenu disponible sous forme de modèle que vous pouvez dupliquer ici dans votre propre espace Notion.

Nous vous recommandons d’utiliser les filtres de Notion pour personnaliser les vues en fonction de ce que vous utiliseriez le plus et, bien sûr, d’ajouter toute autre propriété qui sera utile à votre équipe.

Transmettez-le à tous ceux qui souhaitent un meilleur système pour leur contenu et laissez un commentaire avec d’autres modèles que vous aimeriez voir de notre part, ainsi que toute autre réponse à laquelle nous pouvons répondre sur la façon dont nous collaborons !