Nous avions l’habitude de donner des cours d’écriture commerciale dans une école de commerce. Les élèves ont appris à rédiger des lettres commerciales et des mémorandums efficaces.

Au cours des dernières décennies, ces cours ont disparu en tant qu’exigences formelles dans la plupart des écoles de commerce. Les écoles de commerce ont choisi d’intégrer des exigences d’écriture dans divers cours de leurs programmes. Les étudiants obtiennent maintenant leur diplôme avec une expérience dans la rédaction d’analyses d’études de cas d’affaires et de documents de recherche, mais reçoivent peu ou pas d’instruction sur la façon de construire des communications d’affaires formelles.

Les e-mails montrent le résultat

Je vois les résultats du manque de formation en communication d’entreprise dans les courriels que je reçois des étudiants. La plupart des étudiants utilisent un style de communication très informel dans leurs e-mails. Cela commence par la salutation. “Hey, Professor”, ou mon moins préféré, “Hey, Jeff”, sont des salutations courantes dans les e-mails que je reçois des étudiants. Bien que cela puisse convenir dans un message texte informel, le courrier électronique est devenu le nouveau moyen de communication d’entreprise. Par conséquent, il a besoin d’un niveau plus élevé de formalité et de style d’écriture.

À partir de là, le contenu de l’e-mail procède ensuite à la descente. Le texte des messages est plein de grammaire et de langage médiocres qui semblent être tirés d’un message texte personnel construit à la hâte envoyé à l’un de leurs amis.

D’après ce que j’entends des employeurs et des investisseurs, les étudiants emportent avec eux ce style d’écriture informel et non professionnel dans leur carrière après l’université. J’entends souvent des gens du milieu des affaires parler d’étudiants et d’anciens élèves qui envoient des courriels si longs et décousus qu’ils renoncent à essayer de comprendre le but de la communication. Ils se plaignent des e-mails remplis de fautes de frappe, de messages confus et d’une mauvaise grammaire.

David Cohen, investisseur et fondateur de Techstars, a écrit dans un article de blog qu’il reçoit couramment des courriels envoyés en masse à un grand groupe d’investisseurs, dont beaucoup qu’il connaît personnellement. Au mieux, cela montre un manque de respect pour les destinataires. Au pire, cela donne à l’expéditeur l’air tout simplement paresseux.

Dans un poste de suivi, Cohen met en avant ce qu’il appelle “l’e-mail parfait”. L’expéditeur est clair sur le but de l’e-mail. L’expéditeur prend le temps de personnaliser l’e-mail au destinataire. Le courriel est bien rédigé avec un message clair et concis.

Créer des e-mails efficaces

Si un étudiant obtient son diplôme et obtient un emploi en entreprise, il sera rapidement formé à la communication d’entreprise efficace (cependant, ces employeurs se demandent pourquoi c’est à eux d’enseigner cette compétence).

Pour ceux qui poursuivent une carrière purement entrepreneuriale, ils sont seuls à développer des compétences efficaces en communication d’entreprise. Il existe de nombreuses bonnes ressources (par exemple, ici, iciet ici).

Par tous les moyens, trouvez quelqu’un pour relire vos e-mails importants. Si vous êtes dans un espace de co-working, trouvez un groupe de collègues entrepreneurs qui sont prêts et capables d’examiner les communications des autres pour aider tout le monde à s’améliorer. Une communication d’entreprise efficace, comme toute compétence, nécessite de l’apprentissage et de la pratique.