Modalités de travail à distance, qui ont commencé comme des solutions temporaires pendant la pandémie, sont permanentes pour de nombreuses entreprises. Il y a maintenant trois fois plus de télétravail qu’en 2020. Ces arrangements peuvent être avantageux pour les entreprises, les employés et les collectivités.

• Les entreprises économisent sur l’espace nécessaire et les employés prennent moins de jours de maladie. Il y a aussi rapports que les employés sont plus efficaces.
• Les employés sont plus heureux parce qu’ils ont plus de temps pour leurs activités familiales et personnelles. Ils économisent sur le temps et les coûts de déplacement.
• Les communautés ont un meilleur environnement. Il y a moins de trafic et moins d’émissions de carbone.

Mais il y a quelques précautions pour les employeurs. Ne négligez aucun des éléments suivants :

---

---

Effectuez la bonne retenue à la source

Cela n’a pas d’importance pour la retenue d’impôt fédéral sur le revenu où se trouvent les employés, mais c’est le cas aux fins de l’impôt sur le revenu de l’État. Chaque État avec un impôt sur le revenu a ses propres règles, et des problèmes peuvent survenir lorsque l’entreprise se trouve dans un État mais que les travailleurs vivent et travaillent dans un autre. Habituellement, l’impôt sur le revenu est retenu dans l’État où les travailleurs exercent leur travail. Mais il existe des exceptions qui peuvent nécessiter une retenue dans l’État où se trouve l’employeur.

Et les choses se compliquent encore lorsqu’un travailleur vit dans le même État que l’employeur mais travaille dans un autre État. Généralement, la retenue se fait dans l’État de l’employeur à moins qu’une « règle de convenance de l’employeur » ne s’applique. Cela dit que le travailleur doit travailler dans un autre État à la demande de l’employeur, donc la retenue est effectuée dans l’État où le travail est effectué. Tous les États n’ont pas cette règle.

Il y a eu des propositions au niveau fédéral pour empêcher les États d’imposer des impôts sur le revenu aux employés qui ne séjournent dans un État que pour une période limitée (par exemple, quelques jours par mois). Par exemple, un employé travaille à distance dans l’État A mais est tenu d’assister aux réunions de l’entreprise qui se tiennent deux fois par mois dans l’État B. L’État B peut-il exiger une retenue pour ces deux jours par mois ? Une projet de loi proposé l’année dernière aurait interdit l’impôt sur le revenu et la retenue à la source pour un travailleur à distance à moins que ce travailleur n’ait gagné une rémunération pour ses fonctions pendant plus de 30 jours au cours de l’année.

Que faire: Vérifiez auprès de votre CPA ou d’autres conseillers fiscaux, ou travaillez avec une société de paie externe. Et surveillez la législation fédérale qui peut avoir un impact sur la retenue sur les travailleurs à distance.

Surveillez les éventuelles conséquences fiscales

Le fait d’avoir des travailleurs à distance crée un «lien» avec un autre État, ce qui signifie qu’un employeur est probablement obligé de payer des impôts sur le revenu dans cet État. Le montant de l’impôt dépend de la façon dont le revenu global de l’entreprise est réparti entre cet État. Chaque État a ses propres règles concernant la répartition des revenus à des fins fiscales.

Que faire: Discutez de cette question avec votre CPA ou votre conseiller fiscal et, si nécessaire, travaillez pour minimiser la répartition entre les États à fiscalité plus élevée.

Continuer l’indemnisation des travailleurs

Vous devez couvrir les travailleurs même s’ils travaillent à distance et même s’ils travaillent depuis leur propre domicile. L’OSHA n’inspectera pas leurs maisons pour la sécurité et ne s’attend pas à ce que les employeurs le fassent, mais vous devez avoir une protection d’assurance et les travailleurs à distance peuvent soumettre des réclamations pour des blessures ou des maladies au travail.

Que faire: Discutez des problèmes de sécurité avec les travailleurs à distance. Discutez également des questions d’indemnisation des accidents du travail avec votre agent d’indemnisation des accidents du travail si vous en avez un ou un avocat en droit du travail.

Suivez la taxe sur l’emploi de l’État pour les travailleurs à distance

Les lois des États s’appliquent aux travailleurs à l’intérieur de leurs frontières, même s’ils sont salariés d’une entreprise hors de l’État. Cela signifie ce qui suit :

• Règlement sur le salaire minimum et les heures supplémentaires
• Les règles des prestations de l’État (par exemple, les congés familiaux et médicaux ; les congés pour voter, les activités scolaires, etc.)
• Payer la taxe de chômage de l’État

Que faire: Passez en revue les lois de l’État pour tous les endroits où vous avez des travailleurs à distance.

Conclusion

Avoir une main-d’œuvre à distance peut être une réalité aujourd’hui. Les responsabilités de l’employeur sont amplifiées par le nombre d’endroits où les employés travaillent. Obtenez de bons conseils sur ce qu’il faut faire.

Image : Depositphotos

---