En plus d’un navigateur Web, d’une fonction de cartes et d’une sélection d’emojis, la plupart des smartphones modernes sont équipés de quelques applications de prise de notes. Celles-ci prennent parfois la forme d’un cahier numérique, tandis que d’autres permettent des enregistrements vocaux ou de courtes vidéos. Une application de prise de notes permet de capturer facilement des idées et des rappels personnels pendant que les gens sont en déplacement.
Une application de prise de notes pour les entreprises, cependant, présente les mêmes fonctionnalités et capacités de base que les applications personnelles, tout en tirant parti des progrès de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique pour optimiser les opérations et se synchroniser avec les solutions existantes pertinentes dans l’écosystème logiciel d’une entreprise. Cette technologie intégrée sous-jacente aide les entreprises à consigner et à stocker des données, permet un tri et un partage transparents (dans certains cas, elle remplace complètement les processus obsolètes) et d’autres fonctionnalités sont ajoutées à mesure que la demande augmente.
Ce qui suit ne sont que quelques domaines dans lesquels l’IA/ML transforme les blocs-notes numériques en puissants outils commerciaux pour les petites et moyennes entreprises.
Remarque Prendre les avantages commerciaux de l’application
Assistants vocaux intelligents
De nos jours, les logiciels de reconnaissance vocale et les assistants vocaux sont omniprésents parmi les appareils intelligents, et la technologie ne fera que s’améliorer et se développer. Selon Juniper Research, 8,4 milliards d’assistants vocaux devraient être utilisés dans le monde d’ici 2024.
Cette technologie profite aux applications de prise de notes de toutes sortes. Désormais, les utilisateurs peuvent faire transcrire et partager automatiquement leurs enregistrements vocaux avec précision et à une vitesse vertigineuse. Certains moteurs d’IA, comme Zia de Zohoactivez la recherche vocale dans les notes, y compris les photos, et le tri automatique en catégories, événements de calendrier et rappels.
Exemple : Vendeur itinérant
Considérez le vendeur itinérant, toujours sur le chemin vers ou depuis l’aéroport, et en provenance ou à destination des réunions. Avec une fenêtre de temps aussi limitée pendant laquelle communiquer avec l’équipe à la maison, les assistants vocaux virtuels offrent une assistance pratique, mais mains libres. Ce vendeur intrépide peut narrer une note en attendant un taxi, et l’assistant vocal pourrait automatiquement savoir quel groupe de coéquipiers devrait recevoir une transcription de cette note, y compris la possibilité de les partager comme un ensemble de tâches.
En raison de l’intégration d’applications de prise de notes avec d’autres programmes, ils peuvent offrir une collaboration en temps réel au sein d’une organisation, même pendant un appel, sans basculer entre les applications, y compris la définition de rappels de tâches.
Analyses intelligentes
Outre les systèmes hospitaliers et l’IRS, le télécopieur est pour la plupart obsolète en tant que moyen de transférer des documents physiques sur Internet. Les autres options sont généralement assez improvisées, notamment l’envoi de photos de fichiers mal cadrées ou le recours à une visionneuse PDF telle qu’Adobe Acrobat pour permettre l’ajout de texte numérique et de signatures.
Les applications mobiles modernes de prise de notes accomplissent la même tâche et ne nécessitent que ce qui est livré en standard avec chaque smartphone : un appareil photo. Remplissez simplement un formulaire, prenez une photo et notez que les applications le transformeront en un document correctement formaté qui pourra être facilement stocké et partagé. Certaines applications, telles que Bloc-notes Zohotriera automatiquement ces photos, offrant le même niveau de recherche qu’une note textuelle.
Exemple : Travailleurs sur le terrain
Un cas d’utilisation potentiel concerne les travailleurs sur le terrain. Par exemple, un agent de terrain peut prendre des photos d’un poste de travail défectueux, créer une note avec ces images et des commentaires supplémentaires, et partager la note avec son équipe d’assistance au bureau, qui peut collaborer sur le meilleur plan d’action à partir de la prise de notes. application. La technologie pourrait trier ces photos dans un album et envoyer la collection à un technicien.
L’agent de terrain peut prendre des photos une fois le problème résolu, et l’application de prise de notes peut les classer à titre de référence, y compris les balises et les horodatages, pour un tri simple ou pour afficher l’historique du projet.
Formatage facile
Il peut être intimidant d’ouvrir une application de prise de notes et d’être confronté à des dizaines de notes textuelles. Bien sûr, ils sont triables, mais les informations transférées à partir d’un site Web, d’un e-mail ou d’un message de chat peuvent être formatées de manière incorrecte ou contenir trop d’informations superflues pour être utiles après coup.
Heureusement, AI/ML offre la possibilité de le varier. Les capacités actuelles d’IA/ML vont encore plus loin, permettant aux applications de prise de notes de formater et de présenter des sites Web complets ajoutés uniquement à partir d’une URL ou de petits extraits d’un site. Notez que les applications avec ce niveau d’IA/ML ont également la capacité de détecter si le site doit être présenté comme une carte de recette, une vidéo, une liste de contrôle ou une tâche avec des informations de localisation intégrées, et s’adaptera en conséquence, même à partir d’un e-mail. .
La technologie AI/ML pourrait permettre aux applications de prise de notes de faire encore plus avec du matériel source encore moins organisé. Imaginez quelqu’un capturant une mine d’informations sur un large éventail de sites Web. Les applications de prise de notes pourraient tirer parti de l’IA/ML pour analyser les informations pertinentes, extraire la copie et nettoyer les images Flash et les messages marketing intrusifs afin que les sites puissent être facilement référencés même lorsqu’ils sont hors ligne.
Quelle est la prochaine étape dans les applications de prise de notes ?
Le potentiel d’une application de prise de notes pour les entreprises réside dans la qualité de son intégration avec d’autres applications et systèmes, et dans la fluidité des flux de données entre eux. Les progrès de la technologie AI/ML, associés au nombre croissant de fonctionnalités et de fonctions ajoutées, pourraient voir les applications de prise de notes remplacer la boîte de réception en tant qu’interface centrale des employés ou page d’accueil de l’entreprise.
Ce que nous constatons déjà, c’est que les applications de prise de notes prennent en charge de nombreuses fonctions essentielles des plates-formes de bureau ou de lieu de travail, permettant le chat et la collaboration synchronisés, le stockage des données, la préparation des données et la création de documents.
Les petites entreprises sont les mieux placées, en raison de leur taille et de leur simplicité opérationnelle relative, pour tirer parti de cette technologie en évolution rapide.
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