Lorsqu’il s’agit de faire des affaires, les e-mails ont complètement changé la façon dont nous communiquons au quotidien. Aujourd’hui, nous envoyons chaque jour plusieurs e-mails aux employés, aux membres de l’équipe, aux clients et aux partenaires. Mais personne n’a le temps ni l’énergie d’envoyer le même e-mail à plusieurs personnes individuellement. Cela est particulièrement vrai si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise avec suffisamment de choses à gérer de toute façon.

Heureusement, il existe un moyen simple de relever ce défi. Les listes de diffusion dans Outlook vous permettent d’envoyer le même courrier à différentes personnes sans avoir à ajouter chaque destinataire individuellement.

De plus, il faut très peu de temps et d’efforts pour créer un groupe de contacts dans Outlook. Intrigué ? Continuez à lire pour savoir comment créer facilement des listes de diffusion dans l’application Web et le bureau Outlook.

Comment ajouter des contacts Outlook à votre liste de diffusion

Avant de commencer, réglons quelques notions de base. Pour commencer, comprenons ce qui constitue une liste de diffusion. Les listes de diffusion sont constituées de destinataires d’e-mails adressés comme un seul destinataire. Prenons un exemple. Supposons que vous ayez 10 employés dans votre division marketing. Pour envoyer toute communication qu’ils doivent recevoir en tant que groupe, vous avez deux options. Soit vous ajoutez manuellement chaque employé chaque fois que vous envoyez un e-mail. Ou vous pouvez créer un groupe de contacts et l’utiliser comme destinataire pour envoyer une communication. La deuxième option vous fera gagner du temps et des efforts. Cela aidera également à garantir que votre communication atteigne toujours les destinataires visés.

Voici comment vous pouvez ajouter des membres à votre liste de diffusion dans Outlook.

Étape 1 : Ouvrez votre onglet Accueil.

Ouvrez votre onglet Accueil

image: perspectives
Étape 2 : Sélectionnez l’option Carnet d’adresses. C’est dans le ruban supérieur.

Option carnet d'adresses

image: perspectives

Étape 3 : Dans l’option Carnet d’adresses, cliquez sur “Toutes les listes de distribution”.

Toutes les listes de distribution

image: perspectives
Étape 4 : Recherchez votre liste de distribution dans la zone de recherche. Une fois que vous l’avez trouvé, cliquez dessus.

Barre de recherche

image: perspectives
Étape 5 : Sélectionnez l’option Modifier les membres. Sélectionnez l’option Ajouter pour ajouter des contacts Outlook à la liste de distribution et cliquez sur OK. Avec cette étape, vous pourrez ajouter des membres au groupe de contact.

Option Modifier les membres

image: perspectives

Comment créer un nouveau groupe de contacts

Avant de commencer à envoyer des e-mails à plusieurs destinataires, vous devez créer votre groupe de contacts. Outlook vous permet de créer plusieurs groupes de contacts pour vous aider à gagner du temps.

En créant plusieurs groupes de contacts, vous pourrez mieux organiser votre communication. Voici comment. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous envoyez très probablement des e-mails de groupe à différentes personnes à des fins de communication différentes. Un groupe peut être composé de votre équipe de vente tandis qu’un autre peut inclure vos partenaires marketing. Au lieu d’ajouter ces contacts manuellement, vous pouvez créer deux groupes spécifiques. Cela rationalisera votre communication et vous facilitera la gestion des e-mails.

Pour créer une nouvelle balise de groupe de contacts, vous devez suivre quelques étapes.

Étape 1 : Sur la page d’accueil, sélectionnez l’option Personnes en bas.

Choix des personnes

image: perspectives
Étape 2 : Dans la barre de ruban, sélectionnez “Nouveau groupe de contacts”.

Nouveau groupe de contacts

image: perspectives
Étape 3 : Donnez à votre nouvel onglet de groupe de contacts un nom approprié.

Étape 4 : Cliquez sur “ajouter des membres” et sélectionnez “à partir des contacts Outlook” dans le menu déroulant.

ajouter des membres

image: perspectives
Étape 5 : Double-cliquez sur chaque nom que vous souhaitez ajouter au groupe Nouveau contact. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.

ajouter au groupe Nouveau contact

image: perspectives

Comment utiliser votre liste de distribution de courrier électronique dans Outlook

Une fois que vous avez créé votre propre liste de distribution et y avez ajouté des membres, vous pouvez commencer à l’utiliser pour envoyer des communications. L’avantage est le temps que vous pouvez gagner pour envoyer le même message à plusieurs destinataires en même temps. Examinons les étapes à suivre pour commencer à utiliser la liste d’adresses globale dans Outlook.

Étape 1 : Accédez à la page d’accueil et sélectionnez “Nouvel e-mail”.

Étape 2 : Sélectionnez “À”.

Sélectionnez À

image: perspectives
Remarque : Vous avez également la possibilité d’utiliser Cci, qui vous permet d’envoyer un e-mail à un groupe de contacts sans afficher le nom du destinataire. L’option Cci est sous Cc.

Étape 3 : Dans la zone de recherche, tapez votre liste de distribution et sélectionnez.

le champ de recherche

image: perspectives
Étape 4 : Composez votre message et appuyez sur envoyer.

Composez votre message

image: perspectives
Une fois que vous avez sélectionné le bouton d’envoi, votre e-mail atteindra tout le monde dans vos listes de contacts.

Remarque : Dans Outlook, vous pouvez non seulement ajouter un nouveau contact de messagerie à votre liste de distribution, mais également supprimer d’anciens membres en quelques clics. Pour ce faire, vous devez d’abord ouvrir votre liste de distribution. Allez dans l’onglet “Personnes” et trouvez la liste de contacts que vous souhaitez modifier.

Une fois que vous avez trouvé votre groupe de contacts, double-cliquez dessus pour l’ouvrir. Lorsque vous faites cela, vous verrez les noms de tous les membres de cette liste de distribution. Sélectionnez les noms que vous souhaitez supprimer du groupe de contacts et cliquez sur l’option “Supprimer un membre”. L’étape suivante consiste à appuyer sur enregistrer et fermer.

Comme vous pouvez probablement le constater, la création de listes de distribution et de groupes de contacts est simple et rapide, en particulier lorsque vous devez envoyer le même message à plusieurs personnes. Et cette option est disponible avec d’autres clients de messagerie, voici comment faire une liste de distribution dans Gmail.

Image : Depositphotos






Pour consulter l’article original (en anglais) cliquez ici