Vous pouvez savoir depuis combien de temps quelqu’un travaille sur les réseaux sociaux en lui posant des questions sur sa plus grosse erreur. Le faux tweet qui a été supprimé aussi rapidement qu’il a été envoyé. La fois où Facebook a été mis en ligne à partir d’un téléphone dans une poche.
Les accidents arrivent, c’est sûr. Mais alors que les médias sociaux entrent dans leur deuxième décennie d’être le travail de quelqu’un, les accidents peuvent devenir des infractions majeures. Même ceux qui peuvent être tirés.
Personne ne veut perdre son emploi à cause des réseaux sociaux. Les employés et les employeurs doivent créer une politique sur les médias sociaux afin de s’aligner sur les bonnes façons d’utiliser les médias sociaux pendant le temps de l’entreprise. Les limites et les conséquences doivent être définies parallèlement aux autres règles de l’entreprise, généralement dans un manuel de l’employé.
Qu’est-ce qu’une politique sur les réseaux sociaux ?
Une politique sur les médias sociaux sert à protéger les employés autant que l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Il fournit aux employés des directives pour l’utilisation personnelle des médias sociaux d’une manière qui n’est pas complètement évidente et contrôlante, mais protège également à la fois l’employé et l’employeur.
Historique des politiques sur les médias sociaux
Ce qui est né dans les années 2000 sous le nom de « politique de blog » était essentiellement un avertissement sur ce que les employés pouvaient et ne devaient pas bloguer ou publier sur un babillard en ligne. Cela s’est rapidement transformé en lignes directrices pour le «contenu en ligne» et, en particulier, l’activité sur les réseaux sociaux.
La politique rapide et simple de Zappos, “Soyez réel et utilisez votre meilleur jugement”, a peut-être réussi le test de reniflement des RH il y a dix ans. Aujourd’hui, cependant, les organisations comptant quelques employés ou des milliers d’employés doivent définir leurs attentes sur la manière d’être “réel” sur une variété de réseaux sociaux et ce que signifie pour eux le “meilleur jugement”.
Lorsque Les RH possèdent la politique des employés et le manuel d’accompagnement, il peut s’appuyer sur des experts en la matière résidents en communication, marketing ou numérique pour aider à créer une politique des employés. Au début, recherchez et lisez quelques politiques similaires dans votre secteur. Cela vous aidera à comprendre comment ils abordent l’inclusion des problèmes de confidentialité, des informations juridiques et de la responsabilité personnelle.
Utilisez les exemples de politique de médias sociaux ci-dessous et téléchargez notre modèle gratuit pour mettre en forme votre politique du personnel. N’oubliez pas de revoir votre politique sur les médias sociaux avec un avocat avant qu’elle ne soit officiellement adoptée.
Que devrait contenir une politique sur les médias sociaux
Partie 1 : Objectif
Commencez une politique sur les médias sociaux par une déclaration d’intention expliquant pourquoi l’entreprise utilise les médias sociaux et comment elle les aborde en tant qu’outil de communication. Gardez-le succinct et applicable à ceux qui le liront.
Voici un excellent exemple de l’Université Brown. Ils utilisent trois phrases pour encadrer l’introduction de cette politique sur les médias sociaux :
« Les réseaux sociaux sont de puissants outils de communication. Chaque compte lié à Brown joue un rôle crucial, intégré et de soutien dans la narration de l’histoire de l’Université.
Le bureau des communications universitaires de Brown utilise les médias sociaux pour interagir avec un public mondial, y compris les étudiants actuels et potentiels, les professeurs, le personnel, les anciens élèves, les parents, les médias externes et les membres de la communauté locale.
Partie 2 : Définitions
Définissez les « réseaux sociaux » tels que l’entreprise les considère. Généralement, les médias sociaux font référence aux conversations et au contenu partagés entre une ou plusieurs personnes via Internet, y compris les blogs, les wikis, les babillards électroniques, les forums en ligne, les salles de discussion et les sites et applications de réseaux sociaux.
Identifiez qui dans l’entreprise peut être une ressource pour les employés ayant des questions sur l’utilisation professionnelle et personnelle, y compris l’élaboration d’une stratégie pour les nouveaux comptes.
Partie 3 : Image de marque
Expliquez comment utiliser (ou non) les actifs de la marque dans les médias sociaux. Considérez comment les normes de marque existantes pour l’utilisation du logo et les couleurs peuvent être étendues pour une utilisation sur les réseaux sociaux. L’entreprise fournira-t-elle des versions compatibles du logo et des éléments de marque pour s’adapter aux profils de médias sociaux ? Existe-t-il des conventions de dénomination pour un compte lié à une entreprise, que ce soit pour une division, un produit/service ou un individu ?
Voici comment l’Université Tufts gère cela :
“En plus de répondre aux exigences énoncées dans les directives sur l’utilisation des noms et insignes de Tufts, il existe des défis uniques associés à l’utilisation du nom Tufts dans les médias sociaux, tels que le besoin potentiel d’abréger un nom de programme ou d’entité pour un Compte Twitter.
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L’utilisation du sceau ou du mot-symbole Tufts comme photo de profil sur Facebook, Twitter ou tout autre compte de réseau social n’est pas autorisée.
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Soyez aussi clair que possible lorsque vous nommez vos comptes de médias sociaux, tout en gardant à l’esprit les limites de caractères. Évitez d’utiliser des acronymes qui ne sont peut-être pas universellement reconnus.
Partie 4 : Distinguer comment les médias sociaux sont utilisés
Lorsque les employés publient sur leurs comptes personnels de médias sociaux, ils le font en tant qu’individu et pas nécessairement en tant qu’employé. Les employeurs doivent respecter cela et peuvent encourager les employés à présenter la meilleure version d’eux-mêmes en ligne.
Les employés sont également la première ligne de défenseurs et d’influenceurs de l’entreprise. Dans la plupart des cas, ils n’ont pas besoin d’avoir accès au compte de la marque pour amplifier le contenu de l’entreprise. En réalité, programmes de défense des employés sont conçus pour encourager les employés à amplifier le contenu sur leurs réseaux personnels. Cela expose l’entreprise, et l’employé, au risque supplémentaire qui doit être identifié et expliqué dans la politique.
Les employés qui contribuent aux comptes de l’entreprise de marque devraient avoir un autre ensemble de directives plus étroitement liées à leurs responsabilités professionnelles.
Partie 5 : N’agissez pas en tant que porte-parole
Les employés individuels ne parlent pas au nom de l’entreprise sur les comptes personnels de médias sociaux.
Voici un excellent exemple de Wal-Mart :
“N’oubliez pas que nous avons une équipe dédiée chargée de répondre aux demandes ou aux critiques des clients. Notre équipe sociale Walmart officielle est responsable de l’engagement des clients via notre page. Pour éviter toute confusion, nous vous demandons de ne pas tenter de répondre aux demandes ou commentaires des clients adressés spécifiquement à la Société ou demandant une réponse officielle de la Société sur ce site.
Partie 6 : Ayez votre opinion
Les employés sont seuls responsables de ce qui est publié sur leurs comptes et profils de médias sociaux. Les communications sur les réseaux sociaux sont des archives publiques et peuvent être découvertes et partagées.
Dans cet exemple de Adidasils soulignent que “Internet n’oublie jamais”.
« Vous êtes personnellement responsable du contenu que vous publiez sur les blogs, les wikis ou toute autre forme de média généré par les utilisateurs. N’oubliez pas qu’Internet n’oublie jamais. Cela signifie que tout ce que vous publiez sera visible par le monde pendant très, très longtemps. Le bon sens est un facteur énorme ici. Si vous êtes sur le point de publier quelque chose qui vous met le moins du monde mal à l’aise, passez en revue.
Partie 7 : Divulgation
Divulguez votre travail et votre employeur lorsque cela est pertinent, par exemple en partageant un lien vers le site Web de l’entreprise ou en engageant une conversation en ligne sur l’entreprise.
Reprenons l’exemple de la politique des médias sociaux de Tufts :
« Par souci de transparence, les employés qui utilisent les réseaux sociaux personnels pour parler de leur travail ou de questions liées à Tufts sont priés de divulguer leur affiliation à Tufts. Les employés peuvent envisager d’ajouter une clause de non-responsabilité à leurs comptes de médias sociaux indiquant que leurs pensées sont les leurs. Par exemple, sur Twitter, les utilisateurs peuvent utiliser le champ « Bio » pour noter que les opinions et les pensées exprimées sont les leurs et ne reflètent pas les opinions de Tufts. »
Partie 8 : Observez les mots
S’abstenir de langage vulgaire et obscène à propos de l’entreprise et des collègues.
Voici comment le Conseil national des relations de travail gère cela :
“Une telle activité n’est pas protégée si vous dites des choses à propos de votre employeur qui sont manifestement offensantes ou sciemment et délibérément fausses, ou si vous dénigrez publiquement les produits ou services de votre employeur sans lier vos plaintes à une controverse du travail.”
Partie 9 : Confidentialité et vie privée
Les employés savent généralement qu’il faut garder privées les informations confidentielles sur l’entreprise et les parties prenantes, mais ils ne savent peut-être pas exactement quelles informations s’appliquent à cette règle. Il est utile d’identifier à l’avance les types d’informations confidentielles et privées sur l’entreprise qui ne doivent à aucun moment être partagées en ligne.
Voici comment Directives d’informatique sociale d’IBM gère la confidentialité et la vie privée :
“5. Respectez les lois sur le droit d’auteur, l’utilisation équitable et la divulgation financière.
Ne fournissez pas d’informations confidentielles ou exclusives d’IBM ou d’un tiers. Demandez l’autorisation de publier ou de signaler des conversations censées être privées ou internes à IBM.
Ne citez pas ou ne faites pas référence à des clients, partenaires ou fournisseurs sans leur approbation. Lorsque vous faites une référence, dans la mesure du possible, faites un lien vers la source. »
Partie 10 : Droit d’auteur
Demandez aux employés de respecter les lois sur le droit d’auteur et d’inclure les attributions appropriées si nécessaire.
Partie 11 : Conséquence
Identifiez les conséquences du non-respect de la politique, y compris la résiliation. Prenez note, le National Labor Relations Board a statué que l’utilisation des médias sociaux peut être un forme d’activité « concertée protégée » – bien que cela ne résiste pas à la saisie individuelle d’une publication ou d’une vidéo sur les réseaux sociaux.
“Les publications inappropriées pouvant inclure des remarques discriminatoires, du harcèlement et des menaces de violence ou une conduite inappropriée ou illégale similaire ne seront pas tolérées et peuvent vous exposer à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.”
La légalité des politiques des employés
Il n’y a pas deux politiques de médias sociaux créées de la même manière. Il existe des limites légales quant à leur degré de restriction. Certaines organisations accordent plus d’attention à ce qu’il ne faut pas faire, tandis que d’autres sont utiles pour élaborer des directives de manière à aider les employés à mieux comprendre comment utiliser les médias sociaux personnellement et professionnellement.
Les politiques relatives aux employés sont soumises à l’examen du Conseil national des relations de travail (NLRB). Au cours des 10 dernières années, le NLRB a pris des décisions et publié des directives sur des règles spécifiques du manuel de l’employé. En 2018, une décision a été rendue en réponse à The Boeing Company qui a redéfini certaines règles comme présumées légales et illégales.
Les règles générales, ou celles qui englobent tout pour les employés sans tenir compte de situations spécifiques, sont les règles jugées pour la plupart illégales par le NLRB.
Lors de la rédaction d’une politique du manuel de l’employé, il est préférable d’être conscient d’éviter ce qui suit :
- Des règles générales interdisant aux employés de faire des remarques désobligeantes ou négatives sur l’entreprise ;
- Règles générales interdisant aux employés de critiquer l’employeur ;
- Règles générales interdisant aux employés de faire des déclarations fausses ou inexactes ;
- Des règles générales prévoyant que les salaires, les avantages ou les conditions de travail sont confidentiels ou empêchant les employés d’en discuter ; et
- Règles générales interdisant aux employés de rejoindre des organisations extérieures.
Définissez un rappel annuel pour revoir et mettre à jour votre politique sur les médias sociaux. La politique doit être un document évolutif pour refléter la rapidité avec laquelle les normes de comportement et d’activités en ligne changent.