Pour gérer mes projets, je travaille avec une équipe de cinq personnes, dont moi-même. Ce n’est pas une grosse équipe, mais il nous a fallu du temps pour mettre en place une routine marketing efficace entre nous 5.

Chaque mois, nous assumons une série de tâches pour notre marque, en travaillant pour augmenter l’exposition, renforcer la présence sociale, renforcer l’autorité et générer des prospects qui deviennent des conversions.

C’est difficile, non seulement les tâches que nous nous sommes fixées mais aussi la coordination entre cinq personnes, dont trois vivent à l’extérieur du pays et trois qui gèrent les affaires au niveau local et national.

Ajoutez à cette lutte le besoin récurrent d’inclure d’autres personnes dans le mélange. Nous avons des membres premium avec lesquels nous devons planifier des appels d’assistance, des hôtes #vcbuzz avec lesquels nous devons coordonner des discussions Twitter hebdomadaires, et des influenceurs et partenaires avec lesquels nous devons rencontrer.

Nous avons utilisé tous les outils de productivité possibles, plateforme de gestion d’équipe et gestionnaire de tâches connu de l’homme. Nous avons assisté à des démos de principales solutions SaaS qui offrent des fonctionnalités de gestion des tâches et ont même obtenu leur aide pour la configuration.

Ce n’est qu’après avoir travaillé ensemble plus d’un an que les choses se sont finalement mises en place. Quelles applications de calendrier ont réellement fonctionné pour notre équipe hétéroclite d’inadaptés mondiaux ?

Application Google Agenda et notifications par e-mail

Vous voyez, cela se résumait à une simple commodité. Avoir ces plates-formes sophistiquées fonctionnerait pendant un certain temps, mais c’était un problème. Personne ne les utilisait pour d’autres travaux, et ils ne voulaient pas arrêter d’utiliser ce qu’ils utilisaient auparavant.

Certains membres de mon équipe ont utilisé Evernote, Trello ou Producteev. J’utilise Zenkit. Obtenir un tout autre tableau de bord juste pour nos projets et être incapable de les intégrer dans nos plus larges en a fait une corvée à laquelle personne ne voulait faire face.

Les calendriers et les e-mails Google sont devenus la solution la plus efficace pour nous. C’était non seulement facile à intégrer dans différentes plateformes mais aussi familier dans la mesure où nous utilisions déjà les deux outils au quotidien. Ils étaient faciles à synchroniser sur n’importe quel appareil et pouvaient être partagés et travaillés avec d’autres. Différents calendriers pourraient être créés et des e-mails de masse pourraient être envoyés avec un enregistrement de la conversation.

À ce jour, nous utilisons ce combo pour notre liste de tâches et nos conversations, qui comprend des liens vers les annonces d’événements et les éléments en attente nécessaires sur la liste de tâches dans les e-mails.

Tout d’abord, vous devrez créer un calendrier dédié pour vos tâches et réunions au sein de l’équipe. Une fois qu’il est créé, vous pouvez récupérer votre lien en :

• En cliquant sur “Paramètres” en haut à droite
• Sélection de votre nouveau calendrier dans la liste
• En cliquant sur « Autorisations d’accès »
• Définir votre calendrier sur « Public »
• En cliquant sur le bouton « Obtenir un lien partageable » et en copiant votre lien à partir de là

Une fois que vous aurez partagé ce lien avec les membres de votre équipe, vos amis et votre communauté, ils verront vos événements nouvellement ajoutés sans que vous ayez à notifier manuellement qui que ce soit.

De là:

Première étape – Créer un événement

Pour créer un événement dans Google Agendas, connectez-vous à votre compte et accédez à la page principale des Agendas. Il y aura un gros bouton qui dit “Créer”. C’est ici que vous pouvez mettre les détails de votre événement (nom, date, personnes impliquées, etc.).

Le nom de l’événement doit être quelque chose de pertinent, tel que le nom du projet, puis y ajouter des événements.

Ce qui rend cela pratique, c’est que vous pouvez choisir de ne voir que ce calendrier en cliquant sur la petite flèche sur chaque calendrier individuel. Cela vous montrera les événements liés uniquement à cet ensemble.

Deuxième étape – Vérifiez les détails

Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque vous choisissez de créer un événement, vous pourrez sélectionner vos coordonnées. Ceux-ci incluent le nom, la date, l’heure, le lieu, la description, qui est invité/doit être notifié, qui peut apporter des modifications à l’événement et si/quand il se répète.

L’une des tâches les plus importantes consiste à vérifier ces détails avant d’envoyer la notification ! Bien que cela puisse ne pas sembler énorme, vous pouvez envoyer une notification à toutes les personnes inscrites à l’événement lorsque vous apportez une modification). Soyez prudent cependant, car cela devient très rapidement ennuyeux si plusieurs événements modifiés sont envoyés à votre e-mail. Croyez-moi.

Troisième étape – Utilisez votre lien partout

Enfin, vous devez créer un lien hypertexte vers l’entrée de l’événement dans vos e-mails. C’est assez explicite.

Suivre le lien les amènera à l’entrée Google Calendar ou leur permettra de l’ajouter à leur propre calendrier en cliquant sur l’un des boutons d’options. Ils y trouveront toutes les informations que vous y avez incluses.

En fonction de votre événement, il peut y avoir différents endroits où vous voudrez peut-être inclure votre lien, par exemple :

• Intégrez votre calendrier sur votre page maître. Si vous disposez d’une page interne que vous utilisez pour les mises à jour inter-équipes, vous pouvez y intégrer tout votre calendrier. C’est ce que nous avons fait sur notre page de discussion Twitter. La beauté de cette méthode est que vous devez le faire une fois : le calendrier intégré se mettra à jour.
• Importez des événements Google Agenda sur votre page Facebook utilisant cette intégration Zapier pour alerter vos fans ou les membres de votre équipe de chaque événement nouvellement ajouté.
• Incluez le lien de votre calendrier dans votre signature électronique. Cela mettra automatiquement à jour tous ceux qui recevront votre e-mail. Vous pouvez utiliser ces exemples de signature de courrier électronique pour configurer le vôtre, il est donc très informatif, mais utilisable.

Dans l’ensemble, Google Agenda est gratuit, extrêmement flexible et facilement intégrable dans d’autres produits Google, y compris mon préféré, Feuilles de calcul Google, ce qui en fait ma solution de planification préférée.

ContentCal et calendrier de campagne

Alors que Google Calendar est idéal pour toutes sortes de flux de travail de planification et d’organisation, nous avons dû trouver une autre application pour le marketing de contenu et de médias sociaux.

Lorsque vous travaillez avec des employés à distance, vous êtes confronté à deux problèmes principaux :

• Garder tout le monde sur la bonne voie et productif.
• Garder tout le monde motivé (il est trop facile de se concentrer sur vos tâches actuelles et de ne jamais sortir des sentiers battus lorsque vous êtes isolé du reste de l’équipe).

Je pense que nous avons résolu ces deux problèmes avec ContentCal, une plate-forme collaborative de partage sur les réseaux sociaux qui unit toute votre équipe autour de la création de canaux appartenant à votre marque.

ContentCal est assez léger : il n’y a pas des centaines de fonctionnalités de gestion des tâches et de création de rapports à manipuler. Mais il fait très bien son travail, sans prendre beaucoup de temps pour l’installation et la formation.

• Ajoutez les membres de votre équipe en tant que contributeurs (peuvent contribuer aux mises à jour des réseaux sociaux) ou gestionnaires (peuvent éditer et publier).
• Créez un système où chaque membre de l’équipe est responsable de sa propre pièce (par exemple, si quelqu’un travaille sur un calendrier de discussion, il est chargé de faire connaître et de promouvoir chaque événement).

Une fois défini, votre calendrier se construira avec tout le monde participant quotidiennement.

De plus, vous pouvez planifier les campagnes à venir pour toute votre équipe afin de voir ce qui s’en vient. Chaque campagne peut avoir un brief, et les membres de votre équipe peuvent également y contribuer pour partager leurs résultats de recherche et leurs idées.

Les briefings de campagne sont minimes, mais ils fonctionnent très bien pour stocker des idées et organiser vos plans à venir :

C’est facile!

Je suis amoureux de ces applications de calendrier et, bien sûr, nous utilisons tous le courrier électronique. Donc, en utilisant ces applications pour la gestion des tâches, la gestion d’équipe, commercialisation et la portée du public est parfaitement logique. Ajoutez le fait que les deux sont gratuits, et vous avez une bonne raison de l’essayer.