Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser leur véhicule personnel pour la conduite professionnelle. Ceci est parfaitement conseillé du point de vue de la réduction des coûts, et il est permis pour impôt fins aussi. Le seul hic : pour déduire le coût de la conduite professionnelle, vous devez justifier l’utilisation professionnelle du véhicule. Les règles fiscales sont très strictes sur ce que cela signifie. Il y a une bonne et une mauvaise façon de le faire.

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Les enregistrements doivent être contemporains

Cela signifie que les informations requises doivent être notées dans un journal de bord, une application ou un autre enregistrement au moment ou à l’approche de chaque voyage d’affaires dans le véhicule. Dans un cas, un entrepreneur a créé son relevé de kilométrage uniquement pour l’utiliser lorsqu’il a été audité ; les notations n’ont pas été faites en même temps que l’utilisation professionnelle de sa Mercedes. De plus, son dossier était un calendrier avec des notes minimales sur les rendez-vous d’affaires; pas assez bon comme vous le verrez.

Information requise

Il ne suffit pas de simplement noter la date et le nombre de miles parcourus pour les affaires à des fins de justification fiscale. La Le fisc dit vous devez noter:

• La date
• La destination (ville, village ou région)
• Le but commercial
• La lecture de l’odomètre au début et à la fin de chaque voyage (total des miles pour le voyage)
• Les dépenses – type (par exemple, pétrole, gaz) et montant, sauf si le taux de kilométrage standard de l’IRS est utilisé (expliqué ci-dessous).

Si vous choisissez de déduire le taux de kilométrage standard de l’IRS au lieu des dépenses réelles, vous devez toujours conserver une trace de toutes les informations autres que les dépenses. Pour 2022, le taux de kilométrage standard est de 58,5 ¢ par mile pour la conduite professionnelle au premier semestre et de 62,5 ¢ par mile au second semestre. Encore une fois, l’utilisation du taux de kilométrage standard ne vous dispense pas de l’obligation d’enregistrer toutes les autres informations sur chaque voyage d’affaires.

Échantillonnage pour la tenue de registres

Au lieu d’enregistrer des informations pour tous voyage d’affaires dans votre véhicule, vous pouvez conserver un dossier adéquat pour certaines parties d’une année d’imposition et utiliser ce dossier pour prouver la quantité d’utilisation commerciale pour l’année entière. C’est ce qu’on appelle «l’échantillonnage» et vous devez être en mesure de démontrer que les périodes pour lesquelles un registre adéquat est conservé sont représentatives de l’utilisation tout au long de l’année d’imposition. Par exemple, vous parcourez environ le même nombre de kilomètres pour votre entreprise chaque mois tout au long de l’année. Si vous conservez des enregistrements détaillés pour les trois premiers mois, vous pouvez extrapoler votre kilométrage pour l’année complète. De même, si vous suivez le kilométrage pour la première semaine de chaque mois, vos enregistrements hebdomadaires peuvent être utilisés pour afficher le nombre total de trajets professionnels pour le mois.

L’IRS donne cet exemple : vous utilisez votre voiture pour visiter les bureaux des clients, rencontrer des fournisseurs et d’autres sous-traitants, et ramasser et livrer des articles aux clients. Il n’y a pas d’autre utilisation professionnelle de la voiture, mais vous et votre famille utilisez la voiture à des fins personnelles. Vous conservez des registres adéquats au cours de la première semaine de chaque mois qui montrent que 75 % de l’utilisation de la voiture est à des fins professionnelles. Les factures et factures montrent que votre utilisation professionnelle se poursuit au même rythme au cours des dernières semaines de chaque mois. Vos registres hebdomadaires sont représentatifs de l’utilisation de la voiture chaque mois et sont des preuves suffisantes pour étayer le pourcentage d’utilisation professionnelle pour l’année.

Pièces justificatives des dépenses réelles

Si vous n’utilisez pas le taux de kilométrage standard pour calculer votre déduction pour le coût de la conduite professionnelle et déduisez plutôt vos frais réels, vous devez conserver les reçus, les chèques annulés, les relevés de carte de crédit, les factures ou d’autres preuves documentaires du coût de dépenses liées à l’utilisation professionnelle. Ceci s’ajoute au relevé de kilométrage et aux autres informations énumérées ci-dessus.

Distinguer conduite professionnelle et conduite personnelle

Le coût de la conduite à des fins personnelles n’est pas déductible d’impôt. Vous ne pouvez pas déduire les frais de déplacement, qui sont des dépenses personnelles non déductibles. Suivez les kilomètres à partir de votre bureau jusqu’à n’importe quel lieu lié à l’entreprise, comme voir un client ou un fournisseur, aller à la banque ou à la poste ou acheter des fournitures. Si votre entreprise est basée à domicile, les voyages aller-retour depuis votre domicile vers n’importe quelle destination liée à l’entreprise sont considérés comme un voyage d’affaires.

Conclusion

N’oubliez pas de noter que seuls les travailleurs indépendants peuvent déduire le coût de la conduite professionnelle. Les propriétaires de sociétés qui sont des employés ne peuvent pas déduire leurs coûts sur leurs déclarations personnelles, mais peuvent obtenir un remboursement auprès de leur entreprise en utilisant un plan responsable; cela nécessite la même justification. Bien sûr, il faut faire des efforts pour conserver des dossiers adéquats sur la conduite professionnelle, mais cela en vaut la peine. Imaginez simplement que si vous êtes un travailleur indépendant qui parcourt 8 000 milles pour affaires en 2022 (en supposant que les mêmes milles chaque mois) et que vous utilisez le taux de kilométrage standard de l’IRS, vous pouvez déduire 4 840 $. Ce n’est pas rien.

Image : Depositphotos

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