Le monde de emploi le droit est historiquement en constante évolution, et pas plus que ces dernières années.

Avant la pandémie, 30 % des employés travaillaient à distance/hybride. Après la pandémie, 48 % travaillent à distance/hybride.

La croissance d’une main-d’œuvre distante ou hybride a créé de nouveaux sujets de préoccupation :

• Emplacement du travailleur distant/hybride
• Sécurité des données sur les lieux de travail distants
• Surveillance des travailleurs distants et hybrides et de la rémunération des travailleurs

ADP a approfondi ces sujets lors de son webinaire annuel sur la vérification du droit du travail.

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Impacts de l’emplacement des travailleurs distants/hybrides

Que se passe-t-il si l’emplacement physique d’une entreprise se trouve dans un État, mais qu’un employé travaille à domicile dans un autre État ?

Il incombe à l’employeur de s’assurer que l’entreprise est en conformité avec les lois des États « étrangers », y compris : les questions fiscales, les questions de salaire horaire (augmentations du salaire minimum), les lois FLMA et les avis de conformité annuels.

Décomposons-les :

Questions fiscales et sociales – les charges sociales retenues doivent être ajustées correctement pour les heures que l’employé travaille dans l’État « étranger ». Les charges sociales s’appliquent là où le travail est effectué.

Problèmes de salaire horaire – Oui, le gouvernement fédéral fixe le salaire minimum, mais tout ce qu’un État fixe l’emporte. Par exemple, le salaire minimum fédéral est de 7,25 $ ; Le Connecticut a récemment augmenté son salaire minimum à 14 $. Certains États (par exemple, le Colorado et la Californie) calculent les heures supplémentaires différemment – par exemple, à la journée et non à la semaine.

Conseils à retenir des conseillers principaux d’ADP, Kevin Skelly et Samantha Munro :

« L’employeur devrait avoir des politiques strictes concernant le travail « en dehors des heures d’horloge » (comme passer des appels et y répondre après les heures normales de travail). Les employeurs devraient disposer d’un simple instrument d’enregistrement du temps. Les employeurs doivent s’assurer que le temps de travail est enregistré et payé. Les employés doivent être payés pour toutes les heures travaillées.

FLMA lois – Les employés sont éligibles à la FLMA s’ils travaillent dans une entreprise depuis 12 mois et ont travaillé 1 250 heures au cours de ces mois. Mais, l’employé a droit à un congé sur la base des réglementations de l’État où l’employé travaille, s’il se trouve à plus d’un rayon de 75 milles du bureau de l’entreprise.

Certains États autorisent une indemnité de congé de maladie supplémentaire. Par exemple, la Californie autorise jusqu’à 80 heures pour les employés à temps plein et pour les employés à temps partiel, les heures rémunérées correspondant aux heures moyennes d’une semaine (jusqu’au 30/09/2022).

En outre, certains États élargissent la définition de la famille. En règle générale, la famille était le conjoint, le fils, la fille ou le parent. Les États changent que, par exemple, New York a ajouté des frères et sœurs. Le Maine a ajouté les grands-parents, les petits-enfants et les petits-enfants du partenaire domestique. .

Avis de conformité annuels

Ceux-ci sont généralement affichés sur un babillard sur le lieu de travail. Les employeurs peuvent les envoyer aux travailleurs par voie électronique et doivent également envoyer une copie papier.

Sécurité des données sur les lieux de travail distants

Si ce n’est pas fait correctement, permettre aux travailleurs de faire leur travail à distance peut grandement contribuer aux attaques de ransomwares et aux failles de sécurité.

Les travailleurs doivent être informés :

• Pour contacter le service informatique avant d’ouvrir tout e-mail suspect.
• Utiliser un mot de passe fort et le changer régulièrement.
• Ne jamais envoyer de données d’entreprise vers une messagerie personnelle ou un compte cloud.
• Faire preuve de prudence lors de l’ouverture des pièces jointes.

Les employeurs doivent s’assurer que les employés :

• Ne pas avoir accès à certaines données de l’entreprise dont ils n’ont pas besoin pour faire leur travail.
• Avoir signé des accords de non-divulgation et des clauses restrictives.

Surveillance des employés

Certains employeurs ont pris des mesures pour surveiller les employés par diverses mesures, telles que le décompte du nombre de frappes que l’employé fait sur l’ordinateur de travail.

Certains États ont des exigences de notification de surveillance électronique. Si une main-d’œuvre est syndiquée, il peut y avoir des conditions contre la surveillance énoncées dans l’accord de négociation.

Les employeurs devraient :

Surveillez les employés de la même manière, sans cibler certains employés.

Définissez des politiques sur les méthodes d’enregistrement du temps de travail.

Fixez des heures précises pour les pauses et les déjeuners et assurez-vous que les employés ne sont pas contactés pendant ces heures.

Établissez un lieu de travail spécifique avec le domicile de l’employé. Cela peut être important dans les cas de demande d’indemnisation d’un travailleur, si le lieu de travail n’a pas été établi comme “où l’employé peut raisonnablement se trouver”.

Que doivent faire d’autre les employeurs ?

Les employeurs doivent examiner et mettre à jour les manuels et les politiques des employés, si nécessaire, en ajoutant des addendums spécifiques par État.

Restez informé en vous abonnant à Mises à jour nationales, locales et fédérales d’ADP. Vous recevrez des e-mails au fur et à mesure que les politiques émergent.

Sachez que la législation et les règles ne sont souvent pas le dernier mot. Engagez les services d’un avocat et/ou d’un comptable ayant une expérience en droit du travail.

Image : Depositphotos

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