Ce n’est pas rare de nos jours : un ping est envoyé à un employé via une application de chat autonome au sujet d’un projet créé à l’aide de l’outil d’un autre fournisseur pour lequel le fichier concerné est hébergé dans un système de stockage de données séparé.
Selon les données recueillies fin 2021 par Reclaim.AI, le nombre de réunions est en hausse de 70% depuis le début de la pandémie. Les entreprises utilisant une si vaste gamme de logiciels tiers pour fonctionner, il n’est pas étonnant que les messages et les documents passent entre les mailles du filet. Il est impossible de collaborer en équipe lorsque tant de membres de l’équipe essaient simplement de rattraper leur retard pour trouver la bonne information sur plusieurs systèmes cloisonnés.
Les suites bureautiques unifiées d’applications de travail, mettant l’accent sur les fonctionnalités de collaboration d’équipe en ligne, garantissent que tous les employés restent sur la même longueur d’onde grâce à une communication transparente et à un accès universel et cohérent aux données.
Avantages des suites bureautiques unifiées
Éliminer les silos
Les joueurs de basket-ball ne peuvent pas fonctionner en équipe si chacun des joueurs travaille selon son propre livre de jeu ou est incapable d’entendre ce que son entraîneur crie depuis la ligne de touche. De la même manière, les employés d’une entreprise vont sacrifier la collaboration s’ils ne sont pas en mesure de communiquer facilement entre eux ou de s’assurer qu’ils consultent la version correcte et la plus à jour d’une feuille de calcul.
La consolidation de systèmes disparates, en particulier lorsqu’ils sont fondamentalement différents les uns des autres, est une tâche ardue et coûte des heures de productivité aux entreprises, sans parler des multiples frais de licence coûteux. Mais une suite unifiée d’applications garantit qu’une mise à jour du système dans un seul emplacement proliférera dans le reste de l’organisation.
Espace de travail Zoho est un excellent exemple de la façon dont l’unification conduit à une collaboration d’équipe en ligne transparente. Il garantit que tout le monde a accès à chaque fichier, entrée et élément d’information mis dans le système, peu importe où ils se trouvent et peu importe où les données ont été saisies. La suite comprend des fonctionnalités de messagerie, de classement, de documentation, de chat et de réseaux sociaux sur une seule plateforme.
Le gain de temps ultime se présente sous la forme de ce que les entreprises ne sont plus tenues de faire : parcourir les systèmes internes à la recherche de la bonne information. Toutes les facettes de Zoho Workplace et d’autres applications unifiées sont accessibles via un tableau de bord central qui peut être personnalisé par chaque employé en faisant simplement glisser et déposer des widgets. De plus, la plate-forme propose une recherche unifiée – pas besoin du processus fastidieux consistant à passer au peigne fin application après application à la recherche des informations les plus précises. Les e-mails concernant un projet peuvent être trouvés à partir de ce tableau de bord aussi facilement que les tâches ou les éléments de calendrier.
Meilleure communication avec les clients et les employés
En consolidant tout sous une même bannière dans des suites bureautiques unifiées, les entreprises prennent des mesures proactives pour garantir une communication plus étroite tout en permettant aux employés de conserver l’accès à tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Dans le cas contraire, l’accès peut être obtenu à partir de la même application. .
Les suites bureautiques unifiées font également des merveilles pour le service client. Les données abondent de nos jours, et les petites entreprises qui espèrent tirer parti de ces chiffres pour améliorer l’expérience de leurs clients feraient bien de s’assurer que les données sont accessibles et disponibles pour être mises à jour, peu importe où se trouve leur employé. Cette pratique élimine également toute communication inutile – la dernière chose que les clients souhaitent est d’être contacté plusieurs fois par différents membres de l’équipe, ou d’être obligé de signer deux fois les mêmes termes et conditions en raison de la redondance et du chevauchement des responsabilités des employés.
Considérez également la façon dont les applications sont unies. Par exemple, en opérant dans Rédacteur Zoho, les employés peuvent marquer d’autres personnes dans les commentaires, déclencher une alerte par e-mail en guise de rappel et inclure un lien direct vers le document. Cela fonctionne à merveille pour signaler des informations importantes qui doivent être diffusées dès que possible ; naviguer vers une autre application, en particulier une avec une interface non intuitive, ouvre le processus aux erreurs.
Activer le travail à distance
Zoho croit en un état d’esprit que nous appelons «localisme transnational», qui implique de se concentrer sur le soutien des communautés locales et l’embauche de candidats de petites villes plutôt que de grandes villes – une pratique qui peut, sans le savoir, biaiser le bassin de candidats vers une classe d’individus plus riches qui peuvent se permettre de vivre confortablement dans une métropole, ou du moins s’y rendre.
Une facette importante du localisme transnational est l’accent mis sur des bureaux plus petits et plus localisés qui servent de porte-parole d’un grand centre urbain. Cela permet non seulement aux employés de gagner du temps normalement consacré à de longs trajets, mais offre aux employés éloignés un modèle de travail hybride et un sens de la communauté.
Quel que soit l’endroit où les employés choisissent de travailler, il est important qu’ils conservent l’accès au même éventail d’outils disponibles pour ceux qui se rendent au bureau chaque jour, en particulier sur mobile. Un système unifié fonctionne entièrement hors du cloud, offrant toutes les fonctionnalités depuis n’importe quel emplacement imaginable.
Un environnement de travail unifié contribue grandement à réparer les torts causés par la pandémie : les données recueillies par Projet.co au cours de la première année ont constaté que 26 % des participants interrogés ont affirmé que la communication, à la fois en interne et avec les clients, s’était détériorée en 2021.
Les suites bureautiques unifiées ne sont peut-être pas une solution miracle à l’efficacité et à la collaboration avant la pandémie, mais constituent une étape essentielle, en particulier pour les petites entreprises. Une suite bureautique unifiée, dans laquelle tous les outils sont étroitement intégrés, offre simplicité, puissance et prix abordable, autant de préoccupations essentielles pour les entreprises qui vont de l’avant.
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