Chaque fois que je commence à dire «gouvernance» à l’un de mes clients, je peux voir le frisson involontaire commencer à se produire. C’est un mot que les gens ont tendance à redouter. Il a beaucoup de connotations négatives telles que lenteur, intimidant, beaucoup de paperasse, frais généraux, retards, travail supplémentaire, coût supplémentaire et réunions sans fin. La liste des raisons de ne pas le faire s’allonge encore et encore.

Il est vrai que la gouvernance des données peut signifier toutes ces choses si elle n’est pas abordée de manière réfléchie. Tous les plans de gouvernance des données ne sont pas identiques et il n’y a pas de “taille unique”. Chaque entreprise aura des besoins différents. À l’inverse, une solide gouvernance des données peut accélérer vos processus, vous rendre agile et vous permettre de répondre rapidement aux questions. Entrons donc dans les bonnes parties de la gouvernance des données, d’accord ?

La gouvernance, dans ce contexte, n’est qu’une autre façon de s’organiser. J’adore organiser. Cela me donne un sentiment d’accomplissement. Je peux trouver des choses facilement et diriger les autres vers des objets même si je ne les regarde pas. La gouvernance des dossiers en est un bon exemple. Même si nous sommes une petite entreprise, les dossiers que nous avons dans notre système en ligne peuvent devenir lourds, ce qui rend difficile la recherche d’un contrat ou d’un livrable. En mettant en place une gouvernance pour laquelle les dossiers doivent exister et quels matériaux appartiennent à chacun, nous avons une meilleure chance de trouver ce dont nous avons besoin sans trop d’effort.

Il m’a fallu beaucoup de temps pour obtenir un état d’esprit organisé, et j’échoue certains jours. Quand j’étais adolescent, j’étais la définition ambulante du chaotique. Je ne savais jamais où se trouvait quoi que ce soit, mes devoirs étaient toujours incomplets et j’étais en retard pour tout. En vieillissant, j’ai commencé à en voir les conséquences et je faisais de petits pas pour m’organiser davantage. Encore une fois, ce n’était pas du jour au lendemain, et tout ce que j’ai essayé n’a pas fonctionné.

Quand je pense à tous les projets que je veux entreprendre autour de ma maison, cela peut sembler accablant. Pour avoir l’impression d’avancer, j’essaie de commencer par un projet qui ne me prend pas trop de temps et que je sais pouvoir mener à bien. C’est ainsi que je vous recommande de commencer à réfléchir à votre gouvernance des données. Pas tout à la fois, mais en morceaux gérables.

Lorsque nous parlons de gouvernance des données, nous parlons de quelques éléments de base : qu’est-ce que c’est ? À qui appartient-il? et comment est-il géré ? Vous pouvez aller beaucoup plus loin dans votre gouvernance, mais pour la plupart des organisations de marketing, c’est un bon début.

Commencez par un élément, comme la propriété et l’accès, et documentez-le. Les questions auxquelles vous voulez répondre sont :

• À qui appartient le logiciel ou la base de données qui collecte les données ?
• Qui peut accéder aux données collectées dans le logiciel ou la base de données ?
• De quels niveaux d’accès chaque personne dispose-t-elle (lecture seule, éditeur, administrateur) ?
• Toutes les personnes qui y ont accès ont-elles le bon niveau d’accès ?
• Y a-t-il des personnes qui devraient être exclues de l’accès ?
• À quand remonte la dernière fois que les mots de passe ont été modifiés ?

Selon la taille de votre organisation, il peut s’agir d’une petite ou d’une grande liste de personnes. Si vous travaillez avec des agences extérieures, la liste peut devenir encore plus longue. Cependant, ne vous laissez pas décourager. La plupart des logiciels ont un portail utilisateur intégré qui vous fournira ces informations. Vous devrez peut-être également demander aux autres membres de l’équipe de confirmer. Savoir qui peut accéder à vos données et les modifier est une bonne première étape.

Une fois que vous savez qui, vous devez savoir quoi. Autrement dit, quelles données sont collectées. Cela varie en fonction du système ou de la base de données que vous avez configuré. Un système comme Google Analytics collectera des données sur les actions qui se déroulent sur votre site Web, tandis qu’un système CRM collectera des données sur vos clients eux-mêmes. Si vous utilisez plus d’un système dans votre pile technologique (et la plupart d’entre nous le font), vous pouvez commencer avec une simple feuille de calcul qui répertorie les points de données de base de chaque système. Cela pourrait ressembler à ceci :

Système – données collectées
Google Analytics – visites de sites Web, pages visitées, formulaires remplis
Hubspot – nom du contact, e-mail de contact, société de contact

C’est trop simplifié mais vous voyez l’idée. L’objectif est de comprendre quelles données vivent dans quels systèmes.

Enfin, vous voulez répondre à la question du comment. Comment ces données sont-elles gérées ? De nombreux systèmes vous feront croire qu’ils sont “réglés et oubliés”, mais ce n’est tout simplement pas le cas. Vous devriez, au minimum, revoir la configuration de votre système chaque année. À mesure que vos objectifs commerciaux changent, les données que vous collectez pour soutenir ces objectifs changent également. Au fur et à mesure que vos équipes changent, les personnes qui y ont accès changeront. C’est le moment idéal pour mettre à jour vos documents de gouvernance.

La gouvernance des données n’a pas besoin d’être un effort ardu de réunions sans fin qui n’aboutissent à rien. Ce devrait être une activité qui vous permette d’obtenir ce dont vous avez besoin parce que vous savez où tout se trouve et à qui demander.

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