Des problèmes inattendus peuvent survenir lors de voyages d’affaires. Si vous ou vos employés voyagez régulièrement pour des réunions, des événements spéciaux ou d’autres tâches professionnelles, une assurance voyage peut être un investissement rentable. Lisez la suite pour un guide sur ce que ce type d’assurance couvre et comment il profite aux entreprises.
Qu’est-ce qu’une assurance voyage d’affaires exactement ?
L’assurance voyage d’affaires est l’une des plus importantes types d’assurances professionnelles pour les voyageurs fréquents. Il existe de nombreux types de plans disponibles, donc la couverture varie. Cependant, il couvre généralement les problèmes inattendus qui surviennent pendant les voyages.
Comment fonctionne l’assurance voyage pour les entreprises ?
Les voyageurs d’affaires encourent souvent des dépenses imprévues telles que des soins médicaux, une évacuation ou des effets personnels perdus ou endommagés. L’assurance voyage couvre bon nombre de ces coûts afin de maintenir les dépenses prévisibles pour les entreprises. En règle générale, une assurance voyage d’affaires peut être souscrite lors de la réservation d’un voyage ou quelques semaines avant le départ. Cependant, certains fournisseurs proposent des politiques annuelles pour ceux qui voyagent fréquemment.
Pourquoi les voyageurs d’affaires devraient souscrire une assurance voyage
De nombreux voyageurs d’affaires encourent des coûts imprévus lors de leurs voyages. Voici quelques façons de voyager prestations d’assurance entreprise utilisateurs:
- Réduire les pertes financières : Même un seul problème grave qui survient lors d’un voyage peut entraîner des dépenses importantes pour une entreprise. L’assurance peut réduire les coûts globaux pour une entreprise en évitant d’avoir à couvrir des éléments tels que les évacuations médicales ou la perte d’équipement.
- Gardez les coûts prévisibles : Bien que l’assurance voyage pour entreprise augmente le coût de chaque voyage, elle est payée d’avance et à un taux facile à budgétiser. Cela facilite la planification des dépenses professionnelles tout au long de l’année, plutôt que d’attendre que des problèmes de voyage inattendus surviennent.
- Maintenir la flexibilité : De nombreux plans d’assurance voyage d’affaires incluent une couverture d’annulation. Cela peut permettre à votre entreprise de reprogrammer des voyages si quelque chose d’autre se présente qui est plus avantageux.
- Améliorer la sécurité des déplacements : De nombreux détails du plan couvrent également les soins médicaux ou l’évacuation. Cela peut améliorer la santé et la sécurité de votre équipe lors de vos déplacements.
- Offrez-vous la tranquillité d’esprit : Même si rien de grave ne survient, le fait de savoir que vous bénéficiez d’une couverture peut réduire le stress et rendre les voyageurs d’affaires plus à l’aise.
Qu’est-ce qui est couvert par l’assurance voyage pour petites entreprises ?
L’assurance pour les voyageurs d’affaires peut varier selon le plan et le fournisseur. Cependant, plusieurs catégories principales sont souvent incluses.
Annulation de voyage
Les annulations de voyage effectuées dans le délai imparti et pour une raison couverte peuvent être remboursées avec ce type de couverture. Par exemple, si l’événement pour lequel vous voyagiez est annulé, vous ne devriez pas avoir à vous soucier de couvrir les frais.
Soins médicaux
Les frais médicaux peuvent vraiment s’accumuler, surtout pendant le voyage. Si vous ou un membre de l’équipe avez besoin de soins médicaux d’urgence ou d’une évacuation médicale d’urgence pendant un voyage, ce type de couverture devrait entrer en vigueur, en particulier dans les zones qui ne sont pas couvertes par l’assurance médicale traditionnelle.
Perturbations
Des perturbations telles que des annulations de vols ou des bagages perdus peuvent nécessiter des séjours ou des achats supplémentaires à l’hôtel. Votre régime d’assurance peut couvrir ces frais supplémentaires, tant qu’ils résultent de problèmes incontrôlables comme des vols annulés.
Équipement d’affaires
Si vous voyagez avec un équipement professionnel coûteux, la perte ou les dommages peuvent être couverts par l’assurance voyage d’affaires. Par exemple, si les échantillons que vous apportez à un salon professionnel sont perdus par la compagnie aérienne, l’assurance voyage peut payer pour les remplacer.
Évacuation
Si les voyageurs d’affaires doivent être évacués en raison d’un événement météorologique extrême, d’une attaque terroriste ou d’un autre problème incontrôlable, de nombreux plans prévoient de se rendre dans un endroit sûr.
Qu’est-ce qui n’est pas couvert par un plan d’assurance voyage d’affaires ?
Les plans varient, mais voici les dépenses courantes qui ne sont généralement pas incluses dans l’assurance des voyageurs d’affaires :
- Conditions médicales préexistantes
- Catastrophes ou pandémies connues avant la réservation
- Vols manqués
- Vols achetés avec des points de fidélité
Combien coûte une assurance voyage d’affaires ?
Le coût des plans d’assurance voyage d’affaires varie en fonction du coût et de l’emplacement de chaque voyage, mais beaucoup représentent environ 5 % du coût total du voyage. Certaines destinations où les soins médicaux ou les frais d’évacuation supplémentaires peuvent entraîner des coûts supplémentaires, et les entreprises voyageant avec un équipement coûteux peuvent également payer plus pour les politiques.
Comment choisir la meilleure assurance voyage pour un voyage d’affaires
La meilleure assurance voyage d’affaires varie en fonction des besoins et du budget de votre entreprise. Cependant, voici un guide pour vous aider à obtenir la couverture la plus pertinente.
- Considérez le type de voyage: Les voyages nationaux et internationaux ont des préoccupations différentes. Par exemple, vous pourriez être plus préoccupé par la couverture médicale des voyages internationaux si votre assurance médicale ne couvre pas les soins à l’étranger.
- Additionnez le nombre de voyages d’affaires : Si vous faites plusieurs voyages chaque année, envisagez une assurance voyage annuelle pour éviter de payer séparément pour chaque voyage.
- Pesez vos plus grandes préoccupations : Si votre budget est serré, vous devrez peut-être choisir entre une couverture pour les retards de vol ou la perte d’équipement. Considérez ce qui est le plus susceptible de se produire ou ce qui coûterait plus cher à votre entreprise.
- Regardez les limites de couverture : Les polices ont des limites maximales sur ce qu’elles remboursent pour chaque catégorie. Si vous voyagez avec un équipement coûteux, assurez-vous que votre police paiera le montant total s’il est perdu ou endommagé.
- Recherchez des services d’assistance 24 heures sur 24 : Si votre fournisseur a un bureau administratif qui est toujours disponible pour répondre aux questions, vous aurez peut-être plus de chances d’obtenir rapidement la couverture dont vous avez besoin.
Comment obtenir une assurance voyage pour votre entreprise
Si vous êtes prêt à souscrire une assurance pour votre prochain voyage d’affaires, voici comment procéder :
- Réservez votre voyage : La plupart des assurances voyage sont réservées pour un voyage spécifique. Et le coût est calculé en fonction des arrangements. Si vous recherchez une assurance voyage annuelle, ignorez cette étape.
- Trouver un fournisseur : Votre assureur commercial peut proposer une assurance voyage, alors vérifiez d’abord avec lui. Les autres principaux fournisseurs d’assurance voyage comprennent les produits d’assurance voyage Allianz, Generali Global Assistance, Nationwide et The Hartford.
- Considérez les options de couverture : Ces fournisseurs peuvent proposer différents types de plans pour diverses dépenses telles que l’évacuation d’urgence ou l’interruption de voyage, alors tenez compte de vos principales préoccupations lors de la sélection d’un plan.
- Comparez les devis : Vous pouvez également comparer les fournisseurs ou les forfaits en fonction de votre budget. Des outils comme AssuranceVoyage.com faciliter la comparaison des tarifs.
L’assurance voyage couvre-t-elle la cessation d’activité ?
Si une compagnie aérienne, une agence d’hébergement ou une agence de voyages ferme ses portes après que vous avez réservé auprès d’eux, le coût peut être couvert par une assurance voyage. Cependant, l’entreprise doit être un fournisseur couvert par votre compagnie d’assurance.
Quand souscrire une assurance voyage d’affaires ?
Souscrivez une assurance voyage d’affaires dès que possible après avoir réservé un voyage. Cela garantit que les modifications ou les annulations sont couvertes – vous ne pouvez pas être remboursé si vous souscrivez une assurance voyage après que ces modifications ont été apportées. Dans la plupart des cas, il suffit de souscrire une assurance au moins deux semaines avant un voyage.
Image : Depositphotos
Pour consulter l’article original (en anglais) cliquez ici