Les mauvais systèmes se cassent. Nous l’avons tous vu en action. Un écrivain soumet un élément de contenu et il manque complètement la marque, nécessitant une refonte complète. Ou vous découvrez des erreurs grammaticales lors du téléchargement d’un article dont le lancement a été approuvé. Vous l’avez vu lorsqu’un livrable crucial a été manqué lors d’une importante campagne de lancement de produit.

Ces problèmes gênants sont les symptômes d’un problème opérationnel plus large : les exigences, les informations et les processus ne sont pas clairement communiqués.

La bonne nouvelle est que vous avez déjà ce dont vous avez besoin pour résoudre le problème. La solution réside dans l’esprit de votre équipe marketing. Le problème? Vous avez besoin d’une meilleure documentation afin que n’importe qui puisse accéder à tout moment au processus approprié pour les tâches répétables. L’expertise et les processus de votre équipe forment une procédure opérationnelle standard (SOP) qui peut être largement utilisée dans plusieurs campagnes et projets.

Ces guides écrits sont la clé pour exécuter chaque tâche correctement, à chaque fois, pour toutes les personnes impliquées dans vos opérations de marketing de contenu.

Pourquoi les SOP de marketing de contenu sont nécessaires

Les procédures opérationnelles standard (SOP) de marketing de contenu sont des documents de processus détaillés qui décrivent les étapes nécessaires pour terminer un élément de contenu, une campagne ou un projet.

Les SOP aident votre équipe à collaborer efficacement et sont également utiles lorsque intégration des freelances ou embaucher de nouveaux membres de l’équipe. Cette documentation doit être stockée sur un lecteur partagé de l’entreprise, un intranet ou un outil de gestion de projet auquel tous les membres de l’équipe concernés peuvent accéder.

Voici quelques exemples d’activités de marketing de contenu qui pourraient bénéficier d’un SOP :

Comment créer une SOP

Vous connaissez probablement déjà assez bien vos processus pour créer une première ébauche. Utilisez-le comme base pour discuter avec les membres de l’équipe et les pigistes de leurs plus gros problèmes. Au cours de cet exercice, ces conversations devraient vous aider à améliorer les processus existants, afin que vos futurs projets se déroulent encore plus facilement.

1. Déterminez quelles activités nécessitent une SOP en premier

Créer des SOP pour chaque activité de votre département peut être utile, mais c’est aussi incroyablement intimidant et chronophage. Alors, commencez par des tâches fréquemment récurrentes ou chaotiques.

Idéalement, vous voulez une SOP pour chaque activité exécutée par votre équipe (comme les articles de blog, les newsletters, les analyses, les livres électroniques, les mises à jour du site Web, les back-links, les références, etc.). “Tout ce que nous faisons régulièrement, nous avons un document qui nous dit comment le faire”, a déclaré Esther Lizmi, TrésorerieResponsable de l’optimisation des processus d’entreprise. “Cela inclut des éléments tels que l’intégration, la formation, les médias sociaux et les relations publiques, la prise en charge des outils, la création de contenu de blog, les pages de destination, les tâches de référencement, etc.”

Chaque SOP doit inclure :

• Buts
• Flux de travail
• Briefs de contenu pour les créateurs
• Personnages d’audience
• Échéanciers du projet
• Instructions sur la façon d’accéder et d’utiliser les outils nécessaires

Les meilleures SOP sont si granulaires que quelqu’un qui n’a jamais travaillé avec vous auparavant pourrait entrer dans la rue, suivre vos directives et produire les résultats que vous recherchez.

Si vous avez des projets de routine, répétez les instructions ou renvoyez souvent le travail avec les mêmes commentaires, vous avez besoin d’une SOP. Ils sont souvent plus utiles pour les tâches effectuées par des indépendants ou dans des rôles où le roulement est élevé.

2. Créez un modèle de POS

Chaque SOP doit inclure un plan standard, mais peut varier en fonction des besoins de votre équipe. Une bonne SOP comprend :

• Conditions préalables. Tout ce qui est nécessaire pour mettre en œuvre cette procédure (c.-à-d. connaissances, formation, logiciels, équipement, SOP connexes, etc.).
• Objectif. Décrivez le but et ce que la POS a l’intention d’accomplir. Quel est le but ? En quoi cela a-t-il un sens dans le grand schéma des choses, et qu’est-ce que cela contribue à long terme ?
• Politique. Décrivez les règles associées à l’exécution de la procédure et les paramètres selon lesquels la personne qui exécute la tâche doit l’accomplir (c.-à-d. doit être effectuée le lundi, le produit final est mis en ligne à [date]etc.).
• Traiter. Définissez les étapes générales nécessaires pour accomplir la tâche. Par exemple, s’il s’agit d’un blog :
  • Écrire un blog
  • Obtenir l’approbation
  • Télécharger le blog sur le site Web
  • Blog de fonctionnalité sur les réseaux sociaux et e-mail à [specific] spectateurs

• Procédure. Identifiez les activités ou les événements pour chaque étape décrite dans le processus ci-dessus. Utilisez des captures d’écran ou des vidéos explicatives, si nécessaire, et fournissez des détails.

Assurez-vous d’inclure des informations sur qui l’a créé et quand pour aider à savoir quand le SOP peut avoir besoin d’être mis à jour.

3. Construisez vos SOP

Les SOP peuvent prendre diverses formes, allant d’un schéma à un organigramme, en fonction de la complexité de la procédure.

“Si vous faites cela correctement, vos SOP seront utiles pour les années à venir”, a déclaré Lizmi. “Nous avons récemment dû utiliser une ancienne SOP pour nous aider à gérer certaines redirections, ce que nous n’avions pas fait depuis un moment. Cela a fonctionné de manière transparente sans aucune mise à jour, des années après que nous l’ayons fait.

Si vous ne savez pas par où commencer, imaginez que vous avez un nouvel employé avec qui vous ne pourrez jamais parler directement. Votre SOP doit couvrir tout ce qu’ils doivent savoir.

Assurez-vous de tester votre SOP avant de le relâcher dans la nature. Donnez-le à quelqu’un qui ne connaît rien au processus que vous documentez pour le tester. Bien que vous puissiez penser que vous avez capturé tout ce qui est possible, il est courant de manquer des composants petits mais critiques. Vos SOP doivent être traitées comme des documents évolutifs et révisés chaque année pour refléter les nouvelles informations ou les processus modifiés.

Exemple : Logiciel Resolute

Dans le cadre de ses SOP de marketing de contenu, Evelin Georgieva, experte en marketing pour Logiciel résolucrée des résumés de contenu détaillés pour les pigistes qui travaillent sur des articles afin d’atteindre les objectifs de référencement.

“C’est mon travail de construire et d’exécuter notre stratégie de référencement”, a déclaré Georgieva. « Je travaille beaucoup avec des freelances et crée des briefs pour nos articles. Ils deviennent très détaillés—plus il y a de détails, meilleur est le résultat.

Résumé du contenu de Georgieva pour l’article “5 principes de conception UX de base pour une expérience utilisateur exceptionnelle” comprend des informations standard fournies dans chaque dossier. De plus, elle crée un contexte pour son équipe indépendante en fournissant les mots-clés et les objectifs de la pièce, ainsi qu’un bref aperçu qui comprend des puces pour chaque section.

Tout au long du mémoire, Georgieva inclut des liens vers des exemples de contenu que ses auteurs peuvent imiter, ainsi que des questions auxquelles répondre dans la section FAQ de chaque article.

Enfin, elle inclut une liste de liens utiles provenant de sources crédibles que les rédacteurs peuvent utiliser lorsqu’ils recherchent des statistiques à l’appui ou effectuent des recherches. Un autre ajout utile serait d’inclure trois ou quatre articles les mieux classés des concurrents pour aider l’écrivain à comprendre à quoi il est confronté.

Vaut la peine

La création d’un SOP comme celui-ci entraîne-t-elle réellement moins de travail pour votre équipe marketing ? Pour Georgieva, la réponse est un oui retentissant.

“J’ai travaillé avec beaucoup d’écrivains tout au long de ma carrière, et dans de nombreux cas, les mémoires étaient beaucoup plus brefs”, a déclaré Georgieva. “Mais ce travail initial a considérablement réduit la quantité de contributions que je dois fournir une fois qu’un article est terminé et allège la charge de travail du reste de l’équipe.”

Les SOP sont un investissement dans l’avenir de votre entreprise. Oui, ils prennent du temps à créer, mais ils sont conçus pour maintenir l’efficacité du projet, maintenir une communication claire avec vos équipes et réduire le cycle sans fin de correction des mêmes erreurs encore et encore.

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